Come lavoro sotto i bombardamenti del Coronavirus

Si parla tanto, in questo periodo, delle difficoltà che tutti stiamo incontrando nel cercare di portare avanti il lavoro in un momento in cui non si può fare quasi nulla se non fare spesa al supermercato e – per chi ne ha uno – portare il cane a fare i suoi bisogni.

Certamente io faccio parte di una categoria di lavoratori privilegiata, anche se non tutti la pensano così perché si lamentano del calo di lavoro, perché se da un lato anch’io ho avuto un calo di lavoro (ma è normale e io non mi piango addosso), penso dall’altro a chi invece il lavoro se l’è visto azzerato da un giorno all’altro. Penso ai bar e ristoranti, a tutto ciò che gira intorno al turismo, penso a tutto il commercio fermo e a tutti i lavoratori che sono stati messi in cassa integrazione e che non sanno cosa fare durante queste interminabili giornate.

Noi avvocati, viceversa, riusciamo ancora a lavorare, possiamo portare avanti le pratiche aperte prima dell’inizio della crisi, possiamo studiare, approfittare per approfondire tematiche precedentemente trascurate per mancanza di tempo, possiamo, anzi dobbiamo, dare pareri e chiarimenti sulle innumerevoli questioni giuridiche che si stanno presentando in conseguenza di questa normazione d’urgenza di cui i nostri governanti, sia a livello nazionale che a livello locale, ci stanno inondando.

Insomma, noi avvocati abbiamo il nostro bel da fare, non ci limitiamo a leggere le statistiche dei contagiati e ad ascoltare le conferenze stampa che precedono i decreti governativi… noi i decreti, le ordinanze, le circolari, ce li leggiamo tutti, riga per riga e dobbiamo essere in grado di spiegarli, di far comprendere ai nostri interlocutori che cosa possono e che cosa non possono fare, che cosa è permesso e che cosa non è permesso…

Insomma, noi avvocati non ci possiamo e non ci vogliamo fermare, anzi ci dobbiamo tenere pronti per ciò che verrà dopo. Penso ai contenziosi familiari (ditemi chi non ha avuto tensioni dovute alla convivenza forzata in questo ultimo mese), penso ai contenziosi di lavoro, ai problemi enormi negli affitti delle attività commerciali e della ristorazione e infine, anche all’incremento dei sinistri stradali perché, francamente, dopo due mesi di stop ci rimetteremo tutti alla guida e non voglio neanche pensare a come andrà!

Detto ciò, molti mi hanno chiesto come mi sono organizzato per lavorare senza subire troppi contraccolpi dovuti ai bombardamenti (che altro non sono che il continuo suono delle sirene delle ambulanze) del coronavirus.

Io non vado al mio studio esattamente da un mese. Era il 12 marzo e due giorni prima era stato deciso il lockdown per la Lombardia, poi esteso a tutta l’Italia.

Sapendo che non sarei più andato in studio per un po’, mi sono organizzato e quel giorno mi sono portato a casa tutto ciò di cui avevo veramente bisogno: il mio computer, la chiavetta per la firma digitale (fondamentale per noi civilisti) e una quindicina tra i fascicoli più urgenti, per i quali sapevo avrei dovuto lavorare nell’immediato.

Punto.

Il resto che mi serviva era già a mia disposizione in maniera virtuale, ossia nel cloud, altro era nel mio cellulare e tutto ciò che non può essere su altri supporti fisici o virtuali era ed è nella mia testa: l’esperienza e la conoscenza del mio lavoro.

Ma andiamo con ordine. Come lavoro da casa senza avere le comodità e i comfort del mio studio? Come posso gestire i contatti con i clienti, come posso comunicare con i colleghi e con le controparti? Ora vi spiego tutto.

1. Il cloud

Prima cosa e fondamentale è avere a portata di mano il proprio archivio e io ormai da anni ho il mio archivio in cloud. Tutto è iniziato qualche anno fa quando stavo cercando di attaccare il cavo della stampante al mio computer e sollevando quest’ultimo da terra mi è caduto da 20 centimetri. Risultato: hard disk irrimediabilmente rotto e sei mesi di lavoro persi perché avevo la pessima abitudine di fare backup solo quando me lo ricordavo. Il giorno dopo ho acquistato un computer nuovo e ho iniziato a mettere tutto in cloud e ora, ovunque sono nel mondo, qualsiasi computer, tablet o cellulare io stia usando, in un minuto ho accesso a tutti miei fascicoli, ai miei contatti, ai miei appuntamenti, insomma, a tutto.

Ci sono vari cloud più o meno capienti, per chi lavora in ambiente Apple c’è iCloud che fornisce uno spazio di 5 giga gratuiti, il resto va pagato, poi c’è il cloud di Google, Google Drive, comodissimo e usato tantissimo, se non erro fornisce 15 giga gratuiti a chiunque abbia attivo un account google, in pratica chiunque abbia un cellulare Android. Altro cloud molto utilizzato è dropbox ma anche in questo caso ci sono dei limiti sui piani gratuiti. Io personalmente uso OneDrive, ossia il cloud di Microsoft che con l’abbonamento al pacchetto Office ti offre ben un tera di spazio in cloud. Un tera significa mille giga che è un’enormità per chi, come me, lo usa solo per lavoro, quindi quasi esclusivamente per documenti in formato word, excel e pdf.

2. La mail

Per la gestione dello studio uso quattro mail, una personale, due dello studio e la PEC. Sono tutte configurate rigorosamente con protocollo IMAP.

Ma cosa significa IMAP?

IMAP è l’acronimo di Internet Message Access Protocol, che si distingue da protocollo POP3 (Post Office Protocol) perché con l’IMAP è possibile accedere alla propria mail da qualsiasi computer, da qualsiasi tablet o cellulare e, una volta configurati, vi ritroverete tutta la cronologia delle mail inviate e ricevute dal primo giorno in cui avete creato la vostra mail.

Come avviene questo processo? Con IMAP le mail (sia in uscita che in entrata) non vengono scaricate sul computer dal quale lavorate ma rimangono sul server del vostro provider dando quindi la possibilità di accedere alle stesse da qualsiasi device. Spesso mi capita di dover mandare delle mail urgenti dal cellulare e poi aver la necessità di riprenderle o di stamparle. Queste operazioni vengono facilitate dal protocollo IMAP perché se scrivo una mail dal computer, mi comparirà tra le mail inviate anche sul cellulare, idem se scrivo una mail dal cellulare, posso stare certo che mi comparirà anche sul computer. E il vantaggio è che se devo cambiare computer o cellulare, mi basta riconfigurare la mail che mi ricompare tutto, tutte le mail inviate e tutte le mail ricevute.

3. La comunicazione con i clienti

Come vado avanti a comunicare con i clienti? Semplice: oltre che con la mail, con il telefono!

Con la tecnologia negli ultimi dieci anni abbiamo fatto passi da gigante, ma come li abbiamo fatti nelle telecomunicazioni, non li abbiamo fatti da nessuna altra parte. Oggi abbiamo tutti un cellulare, anzi uno smartphone, e quasi tutti abbiamo installato servizi di messaggistica quali Whatsapp, Messenger, Telegram etc…

Ecco, usiamoli. Non solo per mandarci fotografie dei piatti che mangiamo o delle vacanze, ma usiamoli anche per lavoro. Io lo faccio già e lo faccio da molto tempo.

Il 90% dei miei clienti ha anche il mio numero di cellulare e di questo 90% tutti – dico tutti – oltre che chiamarmi, mi scrivono via Whatsapp, regina incontrastata delle app di messaggistica.

E i pochi che hanno solo il mio numero fisso? Poco importa, quando sono andato via dallo studio un mese fa, ho attivato il trasferimento di chiamata sul cellulare, trasformando di fatto il mio fidato smartphone nel più importante strumento per la comunicazione con il mondo esterno.

Ma se invece di mandare mail, telefonare o “messaggiare”, qualcuno volesse anche guardarmi in faccia? Adesso ne parliamo

4. Le video conferenze

Più comunemente dette “video call” o videochiamate, possiamo farne in innumerevoli modi, tutti dal funzionamento eccellente.

La prima fra tutte è FaceTime, riservata però solo a chi, come me, lavora con il mondo Apple. Basta avere un iPhone, un iPad o un Mac (a patto che anche il vostro interlocutore abbia un prodotto della mela morsicata) e il gioco è fatto; potete fare delle videochiamate dalla qualità eccezionale e a costo zero (basta essere connessi ad internet) da ovunque e verso qualsiasi utente Apple nel mondo.

Altro strumento utilizzatissimo, soprattutto in questo periodo, è Whatsapp video, medesimo sistema di FaceTime a condizione che entrambi gli utenti abbiamo installato Whatsapp. Unico svantaggio è che si può utilizzare solo con lo smartphone e non anche con tablet o computer, ma poco importa, il cellulare ormai è parte del nostro corpo.

A chi vuole fare qualcosa di più professionale consiglio Zoom, sistema multipiattaforma che viene molto utilizzato dalle scuole perché da la possibilità di fare videoconferenze con parecchi utenti contemporaneamente, ideale quindi per le classi di studenti ma, perché no, anche per riunioni con gruppi di lavoro anche di cinque, sei persone.

Altro strumento molto efficiente è Teams di Microsoft, più o meno equivalente a Zoom che si può utilizzare quindi sia da computer che da telefono o tablet.

5. La gestione delle cause

Premetto che sono civilista e che non faccio il penalista. Importante questa distinzione perché ormai da parecchi anni nel nostro mondo è stato introdotto il Processo Civile Telematico che altro non è che il sistema adottato da tutti i Tribunali d’Italia per la trasmissione degli atti e la gestione dei fascicoli delle cause civili con l’eliminazione del cartaceo.

Cosa devo fare, quindi, per iniziare una causa? Devo andare in Tribunale e depositare atti? Iscrivere a ruolo la causa alla Cancelleria? Nulla di tutto ciò. Posso fare tutto comodamente dal mio studio – o, come in questo periodo, da casa – con il sistema del processo civile telematico.

Ma non solo, posso notificare gli atti a mezzo PEC, se la mia controparte è un’azienda o un ente pubblico, oppure posso notificare in proprio senza avvalermi degli ufficiali giudiziari (tranne qualche eccezione) ma semplicemente inviando una raccomandata r.r. (seguendo una determinata procedura) a qualsiasi destinatario in Italia.

Ed infine posso autenticare e notificare anche le sentenze, il tutto comodamente da casa, a patto – naturalmente – di avere un computer e una connessione internet.

E le udienze? Le udienze in questo periodo sono state tutte sospese, tranne qualche eccezione di procedimenti non rinviabili per i quali i Tribunali si stanno organizzando con le udienze in video conferenza. Personalmente non mi è ancora capitato di farne perché le mie cause sono state tutte rinviate, quando mi capiterà di fare la mia prima udienza in videoconferenza, vi racconterò la mia esperienza.